प्रश्न- निगरानी का अर्थ स्पष्ट कीजिए।

उत्तर -

'निगरानी करना' (monitor) शब्द की उत्पत्ति लेटिन शब्द से हुई है जिसका अर्थ 'चेतावनी देना' (warn) है और 'मूल्यांकन करना' (evaluate) शब्द की उत्पत्ति 'मूल्य' (value) से हुई।

निगरानी (monitoring) प्रबंध सूचना प्रणाली का एक अभिन्न और महत्वपूर्ण भाग है। प्रबंधकों को विकास कार्यक्रम को सही रखने और कार्यवाही को निर्देशित करने के लिए सूचना की आवश्यकता पड़ती है। प्रबंध सूचना प्रणाली एक ऐसी योजना होती है जिसके द्वारा सही मात्रा में, सही समय पर 'सही' सूचना प्राप्त की जाती है और सही व्यक्ति अथवा व्यक्तियों को उपलब्ध कराई जाती है। प्रबंध प्रणाली प्रायः संगठनों में सृजित की जाती है ताकि प्रबंधन की सूचना संबंधी आवश्यकताओं को पूरा किया जा सके।

प्रबंध सूचना प्रणाली में छूट प्रकार की सूचनां निम्नलिखित हैं-

(1) नैदानिक सूचना (Diagnostic information) (क्यों स्थिति ज्यों कि त्यों हैं);
(2) कार्यान्वयन सूचना (भौतिक और वित्तीय अथवा आगत सूचना) (input information);
(3) उपयोग सूचना (utilization information);
(4) प्रभाव सूचना (impact information);
(5) समीक्षा के लिए सूचना।

निगरानी प्रणाली प्रबंध सूचना प्रणाली की एक उपप्रणाली है और इसमें अनेक भिन्न-भिन्न घटक हैं। उच्च प्रबंधन (top management) निगरानी एकक (unit) और अन्य औपचारिक तथा अनौपचारिक स्रोतों से सूचना प्राप्त करता है। इससे कार्यक्रम कार्यान्वयन प्रभावित होता है, बेहतर कार्यक्रम नियोजन प्राप्त होता है तथा कार्यक्रम की निरंतरता सुनिश्चित होती है। अंततः, इससे संस्थागत विकास सृजित होता है।

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